Organizowanie konferencji jest niezwykle ważnym elementem, który wykorzystuje się przede wszystkim w celach promocyjnych firmy. Odpowiednie przygotowanie materiałów konferencyjnych jest bardzo ważną czynnością, która dodatkowo poprawi wizerunek firmy. Każdej marce podczas konferencji chodzi przede wszystkim o umocnienie własnej pozycji i przedstawienie firmy w jak najlepszym świetle.
Druk materiałów konferencyjnych powinien opierać się w głównej mierze na wykorzystaniu własnego loga czy sponsora. Te elementy powinny znajdować się na praktycznie każdym elemencie reklamowym, jakimi są zaproszenia czy plakaty informacyjne. Taki sposób reklamowania firmy zwiększy przede wszystkim rozpoznawalność.
Głównym celem każdej konferencji jest przedstawienie w jak najszerszy sposób oferty produktowej bądź też usługowej. By przedstawić te wszystkie elementy w jak najbardziej optymalny sposób najczęściej wykorzystuje się w tym celu foldery reklamowe. Są to zazwyczaj szczegółowe opisy produktów lub usług, które drukowane są na wysokiej jakości papierze. W ten sposób można w łatwy sposób wyeksponować każdy detal danego produktu, zwracając tym samym na siebie uwagę. Wszystko musi być oczywiście przygotowane w sposób zadbany i elegancki, dbając w pełni o profesjonalizm.
Kolejnym elementem dużo zgrabniejszym i poręczniejszym podczas konferencji są broszury. Są one zazwyczaj drukowane w formacie A4 i A5. Tak więc rozmiary broszur są znacznie mniejsze. Wszelkie informacje co do produktów są zamieszczane w skróconej wersji. Obowiązkowo należy podać również dane kontaktowe firmy oraz zamieścić logo. W zależności od firmy, broszury mogą być drukowane w kolorze bądź też czarno-biało. Warto również zadbać o firmowe notesy, na których powinno się znajdować przede wszystkim logo. Powinny być one skromne, zachowując jednocześnie schludność.
Przygotowanie wszystkich materiałów konferencyjnych wiąże się z dużą ilością nakładu. By zachować ład i porządek warto zaopatrzyć się w teczki, które będą przetrzymywać wszelkie materiały w jednym miejscu. Rozmiar teczek powinien być w pełni uzależniony od rozmiaru elementów reklamowych.
