Business Process Automation, czyli inaczej automatyzacja procesów biznesowych, to najprościej mówiąc, automatyzowanie konkretnych zjawisk zachodzących w firmie. Praktycznie każdy rodzaj biznesu jest w stanie wdrożyć BPA w jakimś aspekcie. A warto to zrobić, gdyż automatyzacja procesów biznesowych pozwala na optymalizację kosztów oraz oszczędność czasu.
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie — podstawowe założenia
Nie każdy wie, że automatyzacja procesów została już zastosowana przez Henry’ego Forda w 1913 roku. To właśnie on uruchomił pierwszą ruchomą linię montażową przy produkcji samochodów, która przyczyniła się do zwiększenia szybkości i ilości produkowanych samochodów. Co prawda, od tamtej pory wiele się zmieniło, ale cel i założenia automatyzacji procesów są takie same, jak w 1913 roku — zoptymalizować pracę i zminimalizować koszty.
Jednak, aby to zrobić, należy zrozumieć różnicę pomiędzy rutynowymi, powtarzalnymi zadaniami, a tymi ważnymi, które jednorazowo wymagają trochę innego podejścia. To właśnie powtarzalne zadania można poddać automatyzacji w odpowiednim programie. Najczęściej dzięki BPA można zautomatyzować planowanie obroty firmy, planowanie kosztów, a nawet (w części) relacje z klientami i pracownikami.
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie — zalety
Automatyzacja procesów biznesowych bardzo zyskuje na popularności, głównie dzięki zaletom, które za sobą niesie. Do najważniejszych z nich należy usprawnienie i zoptymalizowanie procesu pracy. Pracownicy są odciążeni powtarzalnymi zadaniami, które zajmują dużo czasu i cennej energii, przez co mogą skupić się na zadaniach bardziej wymagających i kreatywnych.
Ważną zaletą jest również to, że uzyskuje się przejrzystość procesów biznesowych w firmie. BPA pozwala na dogłębne zrozumienie i przeanalizowanie tego, jak faktycznie funkcjonuje firma.
Kolejnym plusem zastosowania BPA w firmie jest ustrukturyzowanie danych nieautoryzowanych, czyli danych pochodzących z e-maili, wniosków, czy aplikacji. Co to oznacza? Nieustrukturyzowane dane są losowe, subiektywne, znajdują się w wielu miejscach i trudno je zebrać ręcznie. Często jednak niosą za sobą ważne informacje dla pracowników. Dzięki automatyzacji można zebrać je w jednym miejscu i przeanalizować je odpowiednio.
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie — jak to zrobić
Odpowiednia i dostosowana automatyzacja procesów biznesowych jest czasochłonna i miejscami trudna. O ile często łatwo jest zidentyfikować typowe kwestie, które można zautomatyzować — np. obieg dokumentów, czy obieg poczty — to takie sektory swoiste dla danego przedsiębiorstwa są często trudne do zidentyfikowania. Dlatego najlepiej zdać się na konsultantów i specjalistów niezależnych, którzy pomogą w tej kwestii oraz przy wyborze odpowiedniego programu do automatyzacji procesów biznesowych.